Código de Conduta Empresarial e Ética

  1. Propósito Resumo
  2. Escopo
    1. Obediência à Lei
    2. Direitos Humanos
    3. Assédio, discriminação, calúnia ou difamação
    4. Conflitos de interesses
    5. Presentes, subornos e comissões
    6. Clientes do Setor Público
    7. Empréstimos
    8. Uso Indevido ou Furto de Propriedade da ADP
    9. Omissão de Erros; Falsificação de Registros
    10. Proteção de Informações da ADP, de Clientes e de Fornecedores
    11. Recolhimento de Informações Competitivas
    12. Vendas: difamação e deturpação
    13. Uso de Software da ADP e de Terceiros
    14. Desenvolvimento de Softwares
    15. Negociação Justa
    16. Concorrência Justa e Leis Antitruste
    17. Negociação de Títulos
    18. Declarações em Nome da ADP
    19. Contribuições Políticas e Lobby
    20. Manutenção de Registros e Relatórios Financeiros
    21. Retenção de Registros
    22. Exceções
  3. Conclusão

I. Propósito Resumo

A ADP e cada um de seus associados, onde quer que estejam localizados, devem dirigir seus negócios com honestidade e integridade incontestáveis e em total conformidade com todas as leis e regulamentos. A ética nos negócios não difere em nada da ética na vida pessoal. O mesmo padrão elevado se aplica a ambas. Como associado da ADP, você precisa seguir o mais elevado padrão ético, independentemente dos costumes locais.

Suas Responsabilidades

  • Agir de acordo com o Código de Conduta Empresarial e Ética, os princípios incorporados e todas as leis e regulamentos aplicáveis.
  • Manifestar-se. Se você tiver conhecimento ou suspeitar de uma falha de conduta, violação deste Código de Conduta Empresarial e Ética, de qualquer política da ADP ou de qualquer lei aplicável, você precisa informar tal fato ao nível de gerência apropriado ou usar a Linha Direta de Ética da ADP.
  • Perguntar. Se você não sabe ao certo como proceder em alguma situação, discuta-a com seu gerente, o RH ou, caso precise de mais suporte, contate a Linha Direta de Ética da ADP.
  • Expectativas do gerente. Como líder, você tem uma responsabilidade maior de ser um exemplo para os seus associados e promover uma cultura de integridade e honestidade, criar um ambiente de comunicação aberta e honesta sem medo de represália, e comunicar qualquer comportamento antiético suspeito. 

Retaliações Não São Toleradas

A ADP não tolera retaliações contra nenhuma pessoa que faça uma denúncia de boa-fé ou que participe da investigação de qualquer denúncia de boa-fé. Qualquer pessoa que retaliar ou ameaçar retaliar outra por levantar uma preocupação ou alegação relacionada a má conduta real ou em potencial estará sujeita a ações disciplinares, inclusive demissão.

II. Escopo

Esperamos que nossos associados ajam com honestidade e ética nos relacionamentos entre eles, com clientes, fornecedores e todos os demais terceiros. Agir corretamente significa agir da forma certa todas as vezes.

 Um comportamento impróprio não pode ser perdoado por ter sido orientado ou solicitado por alguém. Você deve alertar a supervisão sempre que descobrir ou suspeitar de um ato, seja ele ilegal, desonesto ou antiético. Você jamais sofrerá retaliação por relatar suas descobertas ou suspeitas.

A ADP administra seus negócios conforme as leis e regras regentes nos países onde realiza negócios. As práticas de negócios, os costumes e as leis variam de país para país. Quando surgem conflitos entre a ética da ADP e as práticas, os costumes e as leis de um país, a ADP procurará resolvê-los conforme seu posicionamento ético. Se o conflito não puder ser resolvido em conformidade com sua convicção ética, a ADP não dará continuidade à negociação. Esses padrões de ética refletem quem somos e são os padrões pelo qual escolhemos ser julgados.

Os tópicos a seguir tratam das preocupações frequentes relacionadas à ética. A violação dos padrões que fazem parte deste Código de Conduta Empresarial e Ética resultará em disciplina progressiva, incluindo uma possível demissão.

A. Obediência à Lei

Esperamos que você cumpra todas as leis, regras e regulamentos cabíveis. Em caso de dúvidas, o Departamento Jurídico da ADP pode auxiliá-lo.

B. Direitos Humanos

A ADP segue uma abordagem de direitos humanos consistente com a Declaração Universal dos Direitos Humanos da ONU, apoia e respeita a proteção de direitos humanos proclamados internacionalmente e assegura que a empresa não compactue com nenhuma violação dos direitos humanos.

Nós não vamos (i) usar nenhuma forma de trabalho escravo, forçado, afiançado, por contrato de relação ou involuntário, e agiremos em total conformidade com todas as leis que proíbem seu uso, quando e onde aplicável (por exemplo, a Lei da Escravidão Moderna do RU de 2015) na extensão aplicável; (ii) nos envolver em tráfego ou exploração humana; (iii) importar bens comprometidos por escravidão ou tráfego humano; ou (iv) reter identificações, passaportes ou vistos de trabalho (emitidos pelo governo) de funcionários como condição empregatícia.

C. Assédio, discriminação, calúnia ou difamação

Você deve respeitar os direitos de seus colegas de trabalho e de terceiros. Seus atos não podem incluir assédio, discriminação, calúnia ou difamação. Cada pessoa deve ter as mesmas oportunidades, independentemente de: sua raça, cor, crença, religião, nacionalidade, idade, sexo, estado civil, ser estrangeiro em situação legal, ter deficiência física ou mental não relacionada à profissão, sua orientação sexual, identidade ou expressão de gênero.

D. Conflitos de interesses

Você deve evitar qualquer atividade pessoal, investimento ou associação que possa vir a interferir nos interesses da ADP, não utilizando a sua posição ou relacionamento na ADP para obter qualquer vantagem pessoal. Você deve evitar até mesmo a aparência de conflito. Por exemplo, há um possível conflito de interesses se você:

  • induzir a ADP a fazer transações comerciais com você, seus parentes ou amigos;
  • usar informações sigilosas da ADP, de fornecedores ou de clientes para se beneficiar, ou beneficiar familiares ou amigos (inclusive transações com títulos baseadas em tais informações);
  • tiver um interesse financeiro exagerado em fornecedores, clientes ou concorrentes da ADP;
  • receber um empréstimo ou garantia de obrigações da ADP ou de terceiros como resultado de sua posição na ADP, ou
  • for concorrente, ou preparar-se para concorrer com a ADP, enquanto funcionário.

Há outras situações nas quais um conflito de interesse pode surgir. Se tiver dúvidas sobre qualquer situação, siga os passos descritos na Seção “Comunicação de Conduta Ética”.

E. Presentes, subornos e comissões

A ADP mantém uma Política Antissuborno mundial proibindo todos os seus funcionários e associados da ADP ou agentes de efetuarem qualquer pagamento inapropriado e antiético a funcionários públicos ou a qualquer pessoa envolvida em uma transação comercial privada. O tópico a seguir contém orientações gerais sobre Presentes, Subornos e Comissões. Você deve consultar a Política Antissuborno da ADP para orientações mais detalhadas sobre a área.

Presentes: Com exceção dos presentes com um valor que não exceda US$ 50,00 (cinquenta dólares), dados ou recebidos no curso normal dos negócios, nem você nem seus familiares devem dar ou receber presentes de clientes ou prospects da ADP, fornecedores ou qualquer outro parceiro comercial. Presentear ou aceitar qualquer outro presente de parceiros comerciais privados requer aprovação prévia e por escrito do CFO da sua unidade de negócios e do Comitê Antissuborno.

Despesas com Viagens, Refeições e Entretenimento: A ADP permite aceitar de, ou gerar a, parceiros comerciais existentes despesas razoáveis de viagem, refeição e entretenimento designadas legitimamente à apreciação de show, treinamento sobre produtos e serviços ou estabelecer relações cordiais de negócios, contanto que tais despesas:

  • não sejam exorbitantes e sempre sejam apropriadas à natureza do relacionamento comercial;
  • respeitem as leis e os costumes (como reconhecido por leis locais por escrito ou uma decisão judicial publicada) do país no qual as despesas são realizadas, bem como as políticas, regras ou códigos de conduta daquele(a) que recebe;
  • não coloquem o recebedor sob obrigação ou expectativa de conceder qualquer vantagem comercial em retorno de tal gesto (compensação), ou criem uma impressão de que a independência do recebedor será afetada; e
  • ocorram apenas ocasionalmente.

Antes de proporcionar ou aceitar, direta ou indiretamente, qualquer despesa de viagem, refeição ou entretenimento aproximadamente no valor de mais de US$ 250,00 (duzentos e cinquenta dólares) por convidado, você deve primeiro obter permissão por escrito do CFO da sua unidade de negócios e do Comitê Antissuborno. Como o nível das despesas apropriadas pode variar significativamente de país para país, os CFOs das unidades de negócios locais estão autorizados a adotar limites de inferiores para suas respectivas jurisdições.

Funcionários Públicos: Lidar com funcionários públicos muitas vezes difere de lidar com particulares. Muitos órgãos governamentais dos Estados Unidos e de outros países proíbem estritamente seus funcionários de receberem quaisquer gratificações, incluindo refeições e entretenimento. A política antissuborno da ADP contém regras detalhadas que se aplicam às interações com funcionários públicos. Você deve estar ciente das proibições estipuladas na Política Antissuborno da ADP e segui-las rigorosamente. Em todos os casos, nunca prometa ou conceda, direta ou indiretamente (p. ex., por meio de um terceiro), qualquer tipo de gratificação, comissão, suborno, recompensa ou vantagem (seja em dinheiro ou de qualquer outra forma) a oficiais do governo ou de qualquer outra organização governamental, seja ou não em seu país de residência.

F. Clientes do Setor Público

O “setor público” abrange uma ampla faixa de entidades e geralmente demanda requisitos exclusivos de licitação, preços, divulgação e certificação às empresas com as quais faz negócios. Ao lidar com um cliente do setor público, é preciso estar ciente disso, compreender quais regras se aplicam, buscar orientação sempre que necessário e agir em conformidade com todas as regras aplicáveis. Isso é essencial para proteger a ADP, nossa reputação, nossos associados, e, igualmente importante, nossos clientes. Consulte a Política do Setor Público dos EUA e a Política do Setor Público Internacional para obter orientações mais detalhadas nessa área.

G. Empréstimos

Você não pode fornecer, facilitar, aprovar, solicitar ou aceitar um empréstimo ou adiantamento da ADP, a não ser empréstimos que possam ser permitidos caso a caso em conexão com a realocação de um funcionário segundo o Departamento de Mobilidade Global da ADP ou através de um programa aprovado no âmbito da empresa. Leis federais de títulos proíbem a ADP de conceder ou providenciar crédito na forma de um empréstimo pessoal a qualquer diretor ou executivo da Automatic Data Processing, Inc., e qualquer empréstimo do tipo é proibido por este Código, seja relacionado a uma realocação ou não. Em caso de dúvidas, o Departamento Jurídico da ADP pode auxiliá-lo.

H. Uso Indevido ou Furto de Propriedade da ADP

Cada associado deve proteger os bens da ADP contra perda ou furto e não deve usá-los para fins pessoais. Os bens da ADP incluem informações confidenciais (inclusive informações pessoais de nossos funcionários, clientes e parceiros de negócios), softwares, computadores, smartphones, telefones celulares, equipamentos de escritório e suprimentos. Você deve guardar de forma apropriada todos os bens da ADP que estão sob sua responsabilidade, a fim de evitar seu uso por pessoas não autorizadas. O uso dos sistemas de comunicação eletrônica da ADP deve estar de acordo com as políticas da ADP, incluindo a política de Uso Aceitável de Comunicações Eletrônicas e Política de Proteção de Dados, e a Política Global de Mídia Social, que, dentre outras coisas, proíbe o uso desses sistemas para acessar ou enviar material que seja: pornográfico, obsceno, relacionado a sexo, profano ou, de alguma forma, ofensivo; ameaçador ou hostil; que viole quaisquer leis ou regulamentos. Levando em consideração o disposto acima, os associados podem usar os sistemas de comunicação eletrônica da ADP (p. ex., smartphones, celulares, computadores) para fins pessoais de forma limitada, desde que (a) tais usos: (i) sejam ocasionais; (ii) não interfiram com as responsabilidades profissionais dos associados; (iii) não diminuam a produtividade; ou (iv) não violem este Código ou qualquer outra política da ADP; ou (b) se a exceção for especificamente autorizada por escrito pela gerência executiva da ADP.

I. Omissão de Erros; Falsificação de Registros

Os erros nunca devem ser omitidos, e sim imediatamente revelados e corrigidos. É proibido falsificar qualquer registro da ADP, seja ele de clientes ou de terceiros. Caso não tenha certeza se foi cometido um erro, procure ajuda com seu supervisor ou gerente imediato.

J. Proteção de Informações da ADP, de Clientes e de Fornecedores

A ADP está comprometida com respeitar a privacidade e segurança de todas as informações pessoais confiadas a nós e cumprir todas as leis que regem a coleta, uso e processamento de informações pessoais. Você deve sempre cumprir a Política de Privacidade Global da ADP e os padrões de privacidade e segurança da informação relacionados adotados pela ADP. Você deve sempre cumprir as Regras Corporativas Vinculativas, conforme adotadas pela ADP e aprovadas pelas Autoridades de Proteção de Dados Europeias, que incluem o Código de Privacidade do Ambiente de Trabalho da ADP, o Código de Privacidade da ADP para Dados Comerciais e o Código de Privacidade da ADP para Serviços de Processamento de Dados de Clientes. As informações confidenciais ou de propriedade exclusiva da ADP, de clientes ou de fornecedores não podem ser divulgadas a terceiros. Neste sentido, devem ser tomadas as precauções necessárias para prevenir acessos não autorizados a tais informações, incluindo proteção a documentos, limitação de acesso a computadores e mídia eletrônica, e criação de métodos apropriados de descarte de materiais. Informações confidenciais e/ou de propriedade exclusiva incluem, entre outras, informações pessoais, métodos de negócios, preços e dados de marketing, estratégia, código de computadores, formulários, pesquisa experimental e informações sobre (ou recebidas de) clientes, fornecedores e associados da ADP, sejam estes atuais, antigos ou em potencial. Você deve sempre cumprir a Política de Propriedade Intelectual Global da ADP.

Se você ficar sabendo de qualquer possível aquisição, disposição, joint venture ou evento semelhante da ADP, você deve manter tal informação em caráter confidencial em todos os momentos e não deve discuti-lo com nenhuma outra pessoa, nem mesmo com associados da ADP que você sabe que trabalham regularmente com tais transações. Se você ficou sabendo da informação através de um boato ou por alguma fonte não autorizada, você deve entrar em contato com o Conselho Geral da ADP imediatamente.

K. Recolhimento de Informações Competitivas

Ao obter informações da concorrência, você não deve violar os direitos dos nossos concorrentes. Não deve aceitar, usar ou revelar tais informações confidenciais ou patenteadas, incluindo informações que deem à concorrência vantagem comercial e não sejam de conhecimento público.

Você pode acessar informações publicamente disponíveis, como relatórios anuais, websites e publicações de empresas, apresentações públicas e documentos públicos de marketing, artigos de jornais ou revistas, análises de corretores de valores, anúncios e outros arquivos e ofertas de mídia públicos.

Deve-se tomar cuidado especial ao lidar com clientes, fornecedores e funcionários, atuais ou antigos, dos nossos concorrentes. Nunca solicite, aceite ou use informações confidenciais ou de propriedade exclusiva de nossos concorrentes. Nunca peça a alguém para violar um acordo de não-concorrência ou de sigilo de informações.

Você nunca deve usar qualquer tipo de artifício, esquema, declaração falsa ou omissão para obter qualquer informação confidencial ou não.

 Se utilizar consultores terceirizados para auxiliá-lo na coleta de informações competitivas, deve ser extremamente cuidadoso para que eles sigam rigorosamente o texto e o espírito deste Código de Conduta Empresarial e Ética, e para que o recebimento e o uso das informações coletadas estejam totalmente de acordo com a lei, inclusive as leis antitruste. Você não deve, em hipótese alguma, usar um terceiro para realizar atividades que seriam inaceitáveis ou impróprias se realizadas pela ADP.

Você não deve nunca participar de qualquer tipo de ação que considere inadequada ou antiética se realizada por ou em nome de um concorrente, para obter informações sobre a ADP. Em caso de dúvida, o Departamento Jurídico da ADP poderá ajudá-lo.

L. Vendas: difamação e deturpação

Os funcionários da área de Vendas sempre devem procurar oferecer produtos e serviços de alto valor, que atendam melhor às solicitações ou necessidades de um cliente, atual ou potencial. Cada colaborador tem a obrigação de garantir que os clientes, atuais e potenciais, não receberão ofertas de produtos e serviços que não lhe representem nenhuma vantagem nem atendam a suas necessidades comerciais. As vendas nunca devem incluir declarações falsas ou mentiras sobre os produtos e serviços da ADP, ou sobre as necessidades dos clientes, atuais ou potenciais. É rigorosamente proibido espalhar rumores, mesmo indiretamente, sobre nossos concorrentes, seus produtos ou sua situação financeira.

M. Uso de Software da ADP e de Terceiros

Os softwares da ADP e de terceiros apenas podem ser distribuídos e entregues a associados autorizados a usá-los, e a clientes que tenham um acordo escrito com a ADP. Os softwares da ADP e de terceiros não podem ser copiados sem autorização específica e podem ser usados somente para executar tarefas designadas.

Todos os softwares de terceiros devem estar devidamente licenciados, ou então devem ser utilizados de acordo com os termos de uso. As licenças de uso dos softwares de terceiros podem conter várias restrições de distribuição, uso e cópia de software.

N. Desenvolvimento de Softwares

Os associados envolvidos em projeto, desenvolvimento, teste, modificação ou manutenção de softwares da ADP não devem macular ou prejudicar a legitimidade e a integridade dos produtos da ADP, copiando ou usando softwares ou informações confidenciais não autorizados de terceiros. Você não pode possuir, usar ou falar sobre código de computador restrito, produto, documentação ou segredos de negócios de um parceiro da ADP, exceto quando autorizado por ele.

O. Negociação Justa

Nenhum associado da ADP deve levar vantagem por meio de manipulação, encobrimento, abuso de informações privilegiadas, declarações falsas sobre fatos materiais, ou qualquer outra prática de negociação injusta.

P. Concorrência Justa e Leis Antitruste

A ADP deve se submeter a todas as leis antitruste (frequentemente conhecidas fora dos EUA como leis da concorrência) vigentes. Essas leis buscam assegurar uma competição justa e honesta no mundo dos negócios e proíbem qualquer conduta que reduza ou detenha a concorrência. Se estiver em dúvidas se determinada atitude observada gera concorrência desleal ou esbarra em questões antitruste, o Departamento Jurídico da ADP poderá ajudá-lo. Você também deve conhecer e seguir à risca a Política Antitruste Global da ADP.

Q. Negociação de Títulos

Nenhum associado da ADP deve comprar ou vender ações e títulos tendo ciência de informações não disponíveis ao público. As pessoas que fornecerem para outros tais informações sigilosas e “privilegiadas” poderão ser responsabilizadas. As leis que tratam de ações e títulos podem ser violadas se você, ou qualquer familiar ou amigo, fizer negociações que envolvam a ADP ou qualquer de seus clientes ou fornecedores, enquanto tiver ciência de informações “privilegiadas”. Diretrizes com respeito à negociação de ações da ADP, bem como ações de sociedades com as quais a ADP tenha relações comerciais, são definidas com mais clareza na Política para Informações Privilegiadas. Em caso de dúvida, o Departamento Jurídico da ADP poderá ajudá-lo.

R. Declarações em Nome da ADP

Você não pode discutir questões da ADP ou de seus negócios com a mídia, com o mercado de investimento com analistas ou consultores, exceto se autorizado a fazê-lo. Caso seja contatado por um membro da mídia a respeito de algum assunto envolvendo a ADP, você deverá consultar a investigação às Comunicações Corporativas. As informações de contato estão em mediacenter.adp.com. Caso seja contatado por um membro da comunidade de investimento ou de analistas, ou receba uma investigação de investimento relacionada à ADP, você deverá consultar a investigação às Relações de Investidor. As informações de contato estão em investors.adp.com. Você não pode divulgar informações e materiais não públicos sobre a ADP a nenhuma pessoa fora da ADP, incluindo profissionais de valores imobiliários, detentores de valores imobiliários, potenciais investidores, analistas dos setores ou consultores que buscam informações em nome de terceiros sem aprovação prévia apropriada e o envolvimento do Departamento Jurídico da ADP.

S. Contribuições Políticas e Lobby

Nenhum fundo, recurso ou outro ativo da ADP pode ser usado para fazer contribuições, empréstimos ou pagamentos (i) a funcionários públicos eleitos ou candidatos, partidos políticos ou candidatos a cargos públicos ou comitê de ação política; (ii) pagar as despesas de transição de um candidato ou de um funcionário eleito ou nomeado ou (iii) fazer quaisquer despesas independentes em nome de qualquer funcionário eleito ou nomeado, partido político, candidato ou de comitê de ação política, em qualquer país ou região, mesmo onde a lei permite. Além dos pagamentos em dinheiro, as contribuições políticas vetadas incluem contribuições em espécie, como a compra de ingressos para eventos de levantamento de recursos, propagandas políticas, doações de produtos ou serviços, trabalho executado por associados durante o horário comercial, e o uso livre de instalações da ADP por qualquer funcionário eleito ou nomeado, partido político, candidato ou comitê de ação política.

A menos que de outra forma especifica seja proibido pela ADP, você pode fazer contribuições pessoais até o limite permitido pela lei federal e estadual que tratem da matéria. Alguns governos estaduais e locais impõem restrições e requisitos de divulgação exclusivos sobre os contratados do setor público, conhecidos como requisitos pay-to-play (pagar para jogar). Esses requisitos podem restringir as contribuições políticas pessoais dos associados da ADP através de responsabilidades para a negociação e supervisão do contrato, e de seus cônjuges e crianças dependentes. Os associados da ADP devem cumprir todos esses requisitos e não devem fazer qualquer contribuição política pessoal na medida das restrições determinadas pelas leis cabíveis. Além disso, a ADP deve anualmente coletar e relatar informações com diversos estados sobre determinadas contribuições políticas por entidades da ADP, executivos e diretores de tais entidades e seus cônjuges e filhos dependentes. Como resultado, executivos e diretores de entidades da ADP e diversos outros associados da ADP com responsabilidades consideráveis na negociação e supervisão de contratos com clientes governamentais devem assegurar o cumprimento desses requisitos. O não cumprimento desses requisitos pode impedir que a ADP realize negócios com determinados clientes do governo. Caso tenha dúvidas, o Departamento Jurídico da ADP poderá ajudá-lo.

Você não pode fazer nenhuma contribuição política no papel de um representante ou em nome da ADP, e você não pode usar o nome da ADP de qualquer maneira que possa criar a impressão de que você está falando ou agindo para ou em nome da ADP. A ADP não reconhecerá, indenizará ou compensará associados por suas contribuições políticas pessoais. Você não pode pressionar ou coagir qualquer associado a realizar gastos políticos pessoais ou adotar qualquer ação retaliatória contra os associados que não realizam tais gastos.

Alguns dos negócios da ADP estão sujeitos a várias leis e regulamentos governamentais. Anualmente, a ADP buscará uma confirmação por escrito de cada associação comercial dos Estados Unidos para a qual a ADP pagou anuidades ou fez outros pagamentos acima de US$ 25.000 de que tal associação comercial não usou parte desses pagamentos para fazer contribuições a partidos políticos, candidatos ou comitês de ação política, ou quaisquer gastos em nome de qualquer partido político, funcionário eleito ou nomeado, candidato ou comitê de ação política.

Alguns dos negócios da ADP estão sujeitos a várias leis e regulamentos governamentais. Às vezes, a ADP trabalha com legisladores e agências governamentais que podem afetar a maneira como conduzimos alguns aspectos de nossos negócios, incluindo as áreas de serviços de folha de pagamento, de gestão de capital humano, administração de benefícios e serviços de professional employer organization. Você não pode entrar em contato com qualquer pessoa do governo em nome da ADP em relação à legislação, leis e regulamentos existentes, e ações governamentais, ou se envolver com quaisquer outras atividades de intermediação em nome da ADP, sem a aprovação prévia do Departamento Jurídico da ADP. Os associados da ADP envolvidos em tais atividades devem cumprir todas as leis e regulamentos aplicáveis. Se você tiver alguma dúvida, o Departamento Jurídico da ADP poderá ajudá-lo.

T. Manutenção de Registros e Relatórios Financeiros

A ADP exige relatórios e registros de informações corretos e precisos a fim de tomar decisões comerciais.

Todos os livros, registros, contas e declarações financeiras devem ser mantidos em detalhes razoáveis, refletindo as transações precisa e adequadamente e cumprindo os requisitos legais e contábeis cabíveis, além dos procedimentos e controles internos da ADP. Você precisa estar ciente e seguir rigorosamente as diretrizes adicionais estabelecidas na Política Antissuborno da ADP.

É crucial que os registros da ADP junto aos órgãos reguladores sejam feitos em tempo hábil, de forma precisa, completa, verdadeira, compreensível e de acordo com os Princípios Contábeis e legais. Dependendo de sua posição na ADP, é possível que solicitemos que você forneça informações que assegurem que os relatórios públicos da ADP e outros meios de comunicação pública estejam de forma precisa, completa, verdadeira e compreensível. Os especialistas da ADP esperam que você leve sua responsabilidade a sério.

U. Retenção de Registros

Você tem a responsabilidade de compreender as regras e práticas de retenção específicas aplicáveis no âmbito da sua organização. A definição de “registro” é muito ampla e registros diferentes apresentam períodos de retenção diferentes. Você deve consultar a Política de Gerenciamento de Informações de Registros Globais para obter orientação mais detalhada sobre essa área e verificar com seu gerente quais são todas as regras e práticas de retenção aplicáveis.

Os registros envolvidos em um litígio pendente ou iminente ou em uma investigação governamental que forem intimados ou solicitados para esclarecimentos não poderão ser descartados ou destruídos em nenhuma hipótese, independentemente dos períodos especificados na Política de Gerenciamento de Informações de Registros Globais. Além disso, você nunca deve destruir, modificar ou esconder qualquer registro, com um propósito impróprio, ou ainda, impedir qualquer procedimento oficial, isoladamente ou sob a influência de outra pessoa.

V. Exceções

O Código de Conduta Empresarial e Ética se aplica a todos os funcionários, associados e diretoria da ADP. Não haverá exceção de nenhuma parte ao Código, exceto por votação da diretoria, que irá decidir se uma exceção é apropriada e garantir que esta será acompanhada por controles apropriados, que resguardem a ADP.

No caso de alguma concessão, a exceção será publicada no site da ADP, para permitir que os acionistas da ADP avaliem os méritos desta exceção específica.

III. Conclusão

Você é basicamente o guardião da ética da ADP. Quando não houver regras universais e tiver dúvidas, pergunte a si mesmo:

  • Os meus atos são éticos em cada aspecto, e condizem integralmente com a lei e com a política da ADP?
  • Os meus atos parecerão inadequados aos outros?
  • Os meus atos fazem eu me sentir desconfortável?
  • Como eu me sentiria se não fizesse nada?
  • Os meus atos serão questionados por meus supervisores, associados, clientes, familiares e pelo público em geral?
  • Os meus atos podem prejudicar a reputação da ADP?
  • Estou tentando enganar alguém, inclusive eu mesmo, com o meu comportamento?

Se tiver dúvidas quanto à sua resposta a qualquer uma das perguntas acima, não aja sem antes conversar sobre elas com sua supervisão local. Se ainda assim não se sentir à vontade, siga os passos descritos na Seção “Comunicação de Violações Éticas”. Todos os associados, especialmente os gerentes, são responsáveis pela criação de um ambiente que facilite a discussão aberta dos problemas e que torne fácil e confortável fazer denúncias sem medo de represália.

Qualquer associado que: ignorar ou violar um dos padrões éticos da ADP, penalizar um subordinado por tentar seguir tais padrões, deliberadamente ou conscientemente evitar dizer toda a verdade durante uma investigação sobre ética ou qualquer outra investigação da ADP, obstruir, prejudicar ou tentar impedir qualquer investigação sobre ética ou de qualquer outro tipo da ADP, estará sujeito a disciplina progressiva, incluindo sua demissão imediata. Entretanto, seus atos não devem ser governados pelo receio às ações disciplinares. Esperamos que você concorde que o compromisso com um comportamento ético é a coisa certa a se fazer e certamente é o melhor caminho para que a ADP continue a ser uma das empresas mais éticas e bem-sucedidas do mundo.